เปลี่ยนเอกสารกระดาษเป็นลายเซ็นออนไลน์ ฉบับองค์กร: กฎหมาย ประเภทลายเซ็น และวิธีเริ่มใช้

องค์กรส่วนใหญ่ยังเสียเวลาไปกับการพิมพ์ เซ็น สแกน และส่งเอกสารไปกลับ หลายรอบกว่าจะได้ลายเซ็นครบ บทความนี้สรุปทุกอย่างที่ต้องรู้ก่อนเปลี่ยนมาใช้ลายเซ็นออนไลน์ ตั้งแต่กฎหมายรองรับ การเลือกประเภทลายเซ็น ไปจนถึงขั้นตอนใช้งานจริงใน eSigns

ลายเซ็นออนไลน์ถูกกฎหมายไหม

คำตอบสั้นๆ คือ ถูกกฎหมาย ประเทศไทยมีพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 รองรับมานานกว่า 20 ปี หลักสำคัญอยู่ที่มาตรา 7 ซึ่งวางหลักว่าข้อความจะไม่ถูกปฏิเสธผลทางกฎหมายเพียงเพราะอยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

ส่วนเงื่อนไขของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แทนลายมือชื่อบนกระดาษได้ อยู่ในมาตรา 9 อ่านรายละเอียดเพิ่มได้ในบทความ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรา 9 และเรื่องลายมือชื่อที่เชื่อถือได้ในบทความ มาตรา 26

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กับ ลายเซ็นดิจิทัล ต่างกันอย่างไร

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Signature)

คือการลงนามบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วาดลายเซ็น พิมพ์ชื่อ หรือใช้รูปลายเซ็น ระบบบันทึกว่าใครลงนาม เมื่อไหร่ จากที่ไหน เหมาะกับเอกสารทั่วไป เช่น ใบอนุมัติภายใน ใบเสนอราคา และบันทึกข้อความ

ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature)

ใช้ใบรับรองดิจิทัลผูกตัวตนผู้ลงนามเข้ากับเอกสาร หากมีการแก้ไขเอกสารหลังลงนาม โปรแกรมอ่าน PDF จะแจ้งทันที เหมาะกับสัญญาและเอกสารสำคัญ ดูวิธีตรวจลายเซ็นให้ขึ้นสีเขียวได้ที่ บทความเรื่อง Acrobat

อยากรู้ว่าลายเซ็นดิจิทัลช่วยองค์กรได้อีกแค่ไหน อ่านต่อที่ ลายเซ็นดิจิทัลมีประโยชน์อย่างไร

ส่งเอกสารให้ลงนามใน eSigns

ทั้งหมดทำผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม ผู้ลงนามภายนอกก็ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ตราประทับองค์กร

อัปโหลดตราประทับขององค์กรครั้งเดียว ใช้ซ้ำได้กับทุกเอกสาร วางคู่กับลายเซ็นของผู้มีอำนาจลงนามได้ทันที เหมาะกับใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และหนังสือรับรอง ที่ต้องมีตราบริษัทกำกับ ไม่ต้องพิมพ์ออกมาประทับแล้วสแกนกลับอีกต่อไป

ปลอดภัยแค่ไหน

• ยืนยันตัวตนสองชั้น ด้วย Microsoft Authenticator ก่อนลงนามเอกสารสำคัญ
• ยืนยันตัวตนด้วย ThaID สำหรับผู้ลงนามที่ต้องการความน่าเชื่อถือสูง
• ประวัติการทำรายการ บันทึกทุกการเปิด ลงนาม และดาวน์โหลด
• เอกสารที่ลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัล ถ้าถูกแก้ไขภายหลังจะตรวจพบได้

เริ่มต้นในองค์กรอย่างไรให้ราบรื่น

1. เริ่มจากเอกสารที่เซ็นบ่อยที่สุด เห็นผลเร็ว ทีมยอมรับง่าย
2. กำหนดผู้ดูแลระบบและเชิญสมาชิกพร้อมบทบาท
3. เปิดการยืนยันตัวตนสองชั้นให้ผู้ลงนามสำคัญ
4. ทดลองส่งเอกสารจริงภายในทีมก่อนส่งให้คู่ค้า

“เปลี่ยนจากเดินเอกสารเป็นส่งลิงก์ งานที่เคยรอเป็นวัน จบได้ในวันเดียว”

ข้อมูลกฎหมายเพิ่มเติม ดูได้ที่เว็บไซต์ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA)